Внедрение WMS: мифы и факты

Опираясь на опыт внедрения WMS-систем на складах разного масштаба и отраслевой специализации, эксперты «Топлог» подготовили для вас ответы на самые популярные вопросы о WMS. Эти вопросы рано или поздно, но неизбежно возникают на разных этапах сотрудничества с нашими заказчиками. И, мы надеемся, что ответы ведущих специалистов «Топлог» помогут развеять опасения и сомнения относительно целесообразности автоматизации склада.

Для удобства мы разделили статью на четыре блока:

1. Вопросы об инвестициях в WMS и о сроках их окупаемости;

2. Об эффекте, который получит в итоге автоматизации руководитель и компания;

3. Технические вопросы (о взаимодействии WMS и КИС, тиражировании системы, частота обновлений);

4. О том, как персонал "встречает" WMS, как проходит процесс обучения и что такое техническая поддержка.

БЛОК 1. ИНВЕСТИЦИИ В WMS

WMS – это, конечно, модно, но так ли необходимо как об этом говорят?

Современные технологии – это важно, в первую очередь потому, что они упрощают жизнь, как отдельного человека, так и бизнес-среды. Сложно себе представить предприятие, работающее без интернета, принтеров, компьютеров. Сейчас это кажется нормой. Также обстоят дела с WMS-системами.

Если компания нацелена на автоматизацию своих складских процессов, руководству надоело разбираться с просрочкой, недостадачами, несвоевременно и не в полном объёме выполненными заказами, кражами, непониманием, кто из сотрудников склада какую работу в тот или иной момент выполняет, на помощь приходит современное ИТ-решение для складской логистики. Это система WMS или Warehouse Management System – система управления складом. WMS решает огромный спектр задач по управлению складом, в разы упрощая работу руководителя. Рассмотрим, например, процесс инвентаризации. Если раньше для пересчёта остатков приходилось приостанавливать работу склада или его отдельных зон, то с WMS в этом нет никакой необходимости. Каждое действие с товаром фиксируется в системе, данные попадают в базу и у начальника склада на мониторе компьютера отображаются всегда точная информация по имеющейся на складе продукции.

Так модно ли это или необходимо – управлять компанией быстро и точно, всегда быть в курсе того, что именно происходит на складе, на какой стадии находится тот или иной заказ, оценивать работу сотрудников не субъективно, а на основе точных статистических данных? Однозначно необходимо – отвечают 80% компаний, готовых инвестировать в ИТ-технологии.

Зачем мне WMS, если у меня есть учётная система?

Данный вопрос действительно очень популярен среди российских компаний, так как по статистике 60% руководителей крупных предприятий не понимают отличий между учётной системой и WMS (системой управления складом).

Разница очевидна уже из самого названия: учётная система позволяет вести учёт складских операций без контроля качества, скорости и стадии их выполнения на тот или иной момент времени. Когда речь заходит о WMS системе, к примитивному учёту добавляется управление всеми технологическими процессами склада, начиная от приёмки товара и заканчивая отгрузкой укомплектованных заказов. WMS нацелена на оптимизацию и автоматизацию складских операций, контролируя их выполнения на каждом из этапов работы с товаром.

Учётная система не будет планировать за сотрудника процесс комплектации заказов, исходя из ВГХ упаковки продукции, не сможет спланировать маршрут персонала и техники для выполнения той или иной операции с минимальными пробегами и временными затратами. Использование учётной системы не позволит руководителю склада оперативно управлять складскими запасами, а сотруднику – выполнять работу, исходя из автоматически спланированных и выданных ему заданий, быстро и качественно.

Учётная система и WMS отличаются друг от друга функционалом, производительностью, подключаемыми дополнительными модулями и рядом другим жизненно важных для эффективного управления складом факторов. Поэтому, если компания хочет автоматизировать складскую логистику на 5+, система WMS – её однозначный выбор.

Пока идёт внедрение WMS, компания будет нести убытки?

Длительность и сложность процесса автоматизации склада зависит от исходных данных. К какой сфере бизнеса относится компания, каков масштаб склада (площадь, количество номенклатурных наименований, персонал, техника и другие факторы), какие цели ставит заказчик и что в результате внедрения системы WMS хочет получить.

Если речь идет о небольшом складе, или сети небольших складов, то мы предлагаем заказчикам «коробочное решение» с уже полностью готовым функционалом. Такой вариант системы WMS достаточно быстро можно внедрить на складе – максимум за 3 месяца. Если склады однотипные, то тиражирование на остальных объектах может занимать от 2-х дней, например, как это было на таких наших крупных проектах по автоматизации сети складов как Komatsu CIS и Sumitec International.

Когда же к нам обращается заказчик, которому необходимо автоматизировать склад с уникальными и сложными бизнес-процессами, мы предлагаем вариант системы TopLog WMS «под ключ». В данном случае WMS-решение «дописывается» и настраивается в максимально индивидуальном порядке, с учётом любых требований к системе со стороны клиента. Разумеется, проект «под ключ» занимаем больше времени, чем «коробочное решение».

Очень многие задают вопрос о возможных убытках во время внедрения WMS. И мы их заверяем, что даже на крупнейших объектах интегрировать систему управления складом TopLog WMS возможно без остановки работ. Один из наших заказчиков – компания «Сладкая Жизнь» – располагает складом продуктов питания площадью 80 000 кв.м, работающем в круглосуточном режиме. Можно только представить, какие потери мог понести склад со скоропортящейся продукцией, если на период внедрения WMS системы его работу пришлось бы приостановить. Поэтому, конечно, мы заинтересованы в сохранении прибыли наших заказчиков и осуществляем все работы по автоматизации склада без его остановки, если такая необходимость присутствует.

Правда ли, что инвестиции от WMS могут не окупиться?

Инвестиции в ИТ-технологии, такие как система WMS, однозначно окупятся. Вопрос, на самом деле, заключается в том, как быстро это произойдет. Затраты по автоматизации склада – это не только приобретение ПО, лицензий и интеграция WMS-решения, но и закупка такого необходимого оборудования как терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, термопринтеры этикеток, точки Wi-Fi доступа, планшетные компьютеры, дальнейшая доработка, если что-то не было учтено при первоначальной автоматизации или в компании, например, поменялись бизнес-процессы.

Конечная задача системы WMS – сделать склад максимально прозрачным для руководителя, ликвидировать все возможные «чёрные дыры» и за счёт этого снизить издержки. Поэтому срок окупаемости инвестиций зависит от множества факторов: размера самих инвестиций, масштаба склада, первоначальных условий работы склада (как велась деятельность до внедрения WMS), от функциональности системы и того, насколько складской персонал и руководитель использует её возможности, от изначальной адаптации WMS под складские бизнес-процессы.

Благодаря WMS склад начинает экономить за счёт сокращения времени на выполнение операций, повышения пропускной способности, увеличения количества выполняемых заказов, минимизации просроченной продукции, уменьшении времени на обучение нового персонала работе с системой, оптимальном использовании складского пространства и многого другого. Сравнить все вышеперечисленные показатели до автоматизации склада и после возможно лишь при условии, если в компании есть статистика по ним.

Практика внедрения систем WMS в России показывает, что в среднем инвестиции в автоматизацию управления складом окупаются через 1,5-2 года.

---

БЛОК 2. В ЧЕМ ПРЕИМУЩЕСТВА WMS ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Что я, как руководитель, получу от WMS?

WMS – это мощный инструмент для управления бизнес-процессами склада любого масштаба, любой отраслевой специфики. Каждый руководитель согласится, что координировать, планировать и контролировать деятельность компании значительно удобнее, когда перед глазами не устаревшая или неточная информация, а самые актуальные данные по каждой рабочей операции и движению товара в рамках склада.

Руководитель получит множество преимуществ от внедрения WMS на каждом из уровней планирования.

1. Стратегические решения по принципам работы склада:

• организация топологии и сегментирование склада;
• формирование алгоритмов грузообработки;
• график работы и мотивация персонала.

2. Управление на среднесрочном уровне планирования:

• формирование смен на основе аналитики заказов и производительности сотрудников.

3. Управление на краткосрочном уровне планирования:

• оценка нагрузки на склад;
• временной баланс нагрузки.

4. Операционное управление:

• отгрузка к контрольному времени исполнения заказа;
• отслеживание производительности сотрудников.

Роль функционала WMS-системы для руководителя сложно переоценить. Однозначно это мощный и эффективный инструмент для управления складской логистикой компании.

Каков экономический эффект от внедрения WMS?

Оценить экономический эффект от WMS, как и других инвестиций в информационные технологии компании можно несколькими способами:

1. Использование показателя возврата инвестиций (ROI – return of investments) и совокупной стоимости владения (TCO – total cost of ownership).

2. Анализ выгодности затрат CBA (Cost Benefits Analysis), основанный на сравнении показателей работы склада с системой WMS и без неё.

Основываясь на многолетней практике внедрения TopLog WMS, можно утверждать, что наша система позволяет достичь следующих результатов:

на 50-90% сокращаются трудозатраты на инвентаризацию;

на 20-30% снижается объём трудозатрат на выполнение складских операций;

на 25% и более происходит сокращение трудозатрат операционистов;

минимум до 99,5% повышается точность сборки заказов;

до 99,9% возрастает качество сервиса склада при работе с клиентами;

на 80-90% уменьшаются потери продукции из-за просрочки, утраты товарного вида;

на 10-40% сокращается время простоя автотранспорта на территории склада;

от 2 до 8 часов занимает время подготовки нового персонала для работы с WMS.

Примеры проектов и результатов, которые достигли заказчики компании «Топлог», вы можете посмотреть в нашем портфолио.

Какой фактический эффект и как скоро получит компания?

Преимущества, которые получит склад после внедрения на нём системы WMS, индивидуальны для каждой отрасли. При этом есть и общие моменты:

Автоматизация всех складских операций повышает скорость и качество их выполнения;

Пространство склада используется с большей эффективностью;

Товарные запасы оптимизируются и точные данные об остатках отслеживаются в режиме реального времени;

Снижается количество рекламаций от клиентов компании;

Учёт и отгрузка продукции ведётся с соблюдением всех требований FIFO, FPFO, LIFO и других логистических методов работы с товаром;

Снижается негативное влияние человеческого фактора;

Повышается производительность труда и ответственность каждого сотрудника склада;

Сокращаются временные, трудовые и финансовые затраты на проведение инвентаризации.

Как правило, фактический эффект от автоматизации работы склада компания получает практически сразу, ведь у руководителя с первого дня запуска WMS в промышленную эксплуатацию появляется возможность максимально эффективно управлять складской логистикой предприятия.

---

БЛОК 3. ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

На складе уже есть информационная система, будут ли ошибки в ходе совместной работы КИС и WMS?

Один из этапов автоматизации склада состоит в полной интеграции корпоративной информационной системы заказчика с TopLog WMS. Наши специалисты настраивают обмен данными между WMS и КИС с использованием протокола SOAP в формате сообщений XML. Проводится загрузка информации о начальных остатках на складе, актуальных заказах, документообороте с заказчиками и клиентами и другой информации.

Перед вводом системы в промышленную эксплуатацию проводится финальная загрузка всех данных из КИС в систему управления складом и их полная интеграция. Для дальнейшей бесперебойной работы TopLog WMS и КИС на складе компании настраивается частота обмена данными, при которой системы будут получать и отправлять друг другу необходимую информацию.

В портфолио нашей компании есть проекты, в ходе которых реализовывался обмен данными между TopLog WMS и пятью информационными системами заказчика. И сбоев в их дальнейшей работе выявлено не было.

Если я захочу расширить бизнес и открыть еще один или несколько складов, что будет с WMS?

Система TopLog WMS беспроблемно тиражируется на другие склады компании, бизнес-процессы которых схожи. Такие наши заказчики как Komatsu, Sumitec International, «Партком» и ряд других проводили тиражирование WMS самостоятельно, и этот процесс занимал у них от 2 до 7 дней на каждый склад. В случае отсутствия квалифицированного сотрудника у клиента, тиражирование системы осуществляют специалисты «Топлог» – на месте или удалённо.

Тиражирование WMS по складской сети предприятия позволяет стандартизировать все бизнес-процессы, объединить склады в единое информационное пространство и управлять ими в едином ключе. Стоит отметить, что количество и масштабы дополнительных складов никак не влияют на производительность TopLog WMS.

Если мне нужна нестандартная система, а не «коробочный» вариант, как быть?

«Коробочный», или универсальный вариант системы WMS позволяет автоматизировать стандартные складские операции в минимальные сроки и без переплаты за дополнительный функционал. Нестандартное WMS-решение, или «WMS под ключ», выбирают компании, которым необходима максимальная адаптация системы под множество сложных и нетипичных процессов.

Если заказчику требуется WMS «под ключ», специалисты компании «Топлог» разрабатывают и реализуют проект по автоматизации склада с учётом любых требований. В рамках такого проекта осуществляется полная индивидуализация TopLog WMS под клиента, который в дальнейшем может расширять функционал системы в случае необходимости.

Как быстро устареет внедрённая система WMS?

Алгоритмы работы склада, внесённые в систему WMS на стадии её внедрения, сами по себе не устаревают. При этом долгосрочные планы компании или законодательства предусмотреть, конечно, не представляется возможным. Например, компания по производству мебельной фурнитуры, имеющая склад для своего товара и реализующая его через оптовиков, решила открыть интернет-магазин для розничной торговли. В таком случае необходимо будет внести новые бизнес-процессы и алгоритмы их автоматизированного выполнения в систему WMS. И тогда заказчик обращается к нам или «допиливает» систему самостоятельно, если у него есть свой IT-специалист. Даже если компания решит полностью сменить свой профиль деятельности, TopLog WMS адаптируется под новый бизнес, дорабатывается, если процессы отличаются от изначальных. Внесение доработок в WMS может потребоваться при изменениях в системах ЕГАИС, «Меркурий», «Честный знак».

Идя в ногу со временем и требованиями организации складской логистики, TopLog WMS периодически дорабатывается, выходят новые версии и редакции системы. Но не факт, что складу потребуется каждый раз полностью обновлять уже внедрённую WMS.

Предусмотрены ли в WMS регулярные обновления и мешают ли они работе склада?

Конечно, в TopLog WMS предусмотрены обновления. Мы заинтересованы в том, чтобы наши заказчики всегда были в тренде, и система отвечала всем современным потребностям по организации складской логистики.

Обновления TopLog WMS разделяются на:

• регулярные релизы, новые редакции и новые версии, выходящие с определенной периодичностью, когда наши специалисты дорабатывают отдельные функции системы или дополняют её новыми;
• актуализацию WMS под требования заказчика.

Например, у нас есть клиенты, у которых была внедрена система управления складом, она прекрасно работает и, спустя полгода они обращаются к нам с вопросом «есть ли обновленная версия?». И на договорных условиях мы обновляем TopLog WMS у заказчика. Другой вариант актуализации проводится в  рамках договора техподдержки – по факту выхода нового релиза системы WMS.

Обновление может происходить как силами наших специалистов, так и силами заказчика при условии наличия у него квалифицированных кадров. Заказчик может обновить систему самостоятельно, предварительно получив файл «поставки» с расширением .cf от нашей компании. Файл с обновлениями защищён от внешнего вмешательства, то есть заказчик не может внести какие либо изменение в обновлённую конфигурацию WMS, переданную нашей компанией, но обновить систему ему это не помешает.

---

БЛОК 4. ПЕРСОНАЛ

Мой программист сможет сам настроить WMS или каждый раз нужно будет обращаться в техподдержку?

Изначальные настройки WMS рекомендуется доверить профессионалам, лучше всего непосредственно компании-разработчику ИТ-решения. Это обусловлено тем, что автоматизации склада и внедрению системы предшествует серьезная аналитическая работа по организации бизнес-процессов предприятия. Только после этого осуществляется конфигурирование WMS под конкретный склад, интеграция с КИС, обучение персонала, тестовый и промышленный запуски.

Реализация проекта по автоматизации склада подразумевает под собой плотное сотрудничество ИТ-специалистов заказчика и исполнителя. После того, как WMS запущена в эксплуатацию, она может быть передана в управление штатному программисту, который может предварительно пройти обучение и аттестацию. Подготовка программиста к работе с TopLog WMS проводится силами специалистов нашей компании, так как мы являемся её разработчиком, и доверять обучение третьим лицам было бы нецелесообразно и малоэффективно. После аттестации ИТ-сотрудник заказчика сможет самостоятельно выполнять необходимые доработки и надстройки в WMS, «дописывать» систему под те или иные задачи, так как TopLog WMS имеет открытый программный код.

При сотрудничестве с «Топлог», клиент всегда имеет возможность обратиться в нашу техническую поддержку в случае возникновения ситуации, с которой программист заказчика не может справиться самостоятельно.

Зачем мне техподдержка, если в штате есть программист?

Открытый программный код TopLog WMS позволяет заказчику самостоятельно вносить необходимые изменения в код, настраивая WMS под новые потребности склада или меняющиеся процессы работы. Это, несомненно, позволяет сэкономить на обслуживании системы. В случае необходимости ИТ-сотрудник со стороны заказчика может пройти углубленный обучающий курс у наших специалистов.

В случае, когда предприятие предпочитает вариант технической поддержки с нашей стороны, мы заключаем договор на соответствующий выбранному тарифу перечень услуг. У нас есть два варианта техподдержки: позадачная и постоянная. Первый тип включает в себя оказание услуг под конкретные запросы заказчика, второй – техподдержку на постоянной основе в формате от 8-ми часовой поддержки 5 дней в неделю до круглосуточной.

Договор поддержки в «Топлог» включает в себя:

• консультирование по телефону или через портал техподдержки клиентов Freshdesk;

• оперативное устранение возникающих проблем и сбоев в системе (даже за пределами гарантийных случаев);

• доработку функционала WMS под новые задачи клиента;

• плановый техосмотр системы.

Если данных условий техподдержки вам достаточно, то выделять отдельного сотрудника нет смысла. Все работы по настройке и корректировке кода вы можете доверить нам.

Мне придется переучивать персонал?

Да, персоналу склада необходимо будет пройти соответствующее обучение и аттестацию для дальнейшей работы с WMS. Процесс обучения занимает максимум одну неделю и проводится в рамках тестового запуска системы в работу. Обучение каждого нового сотрудника в дальнейшем занимает, как правило, от 2 до 8 часов.

Проектная команда нашей компании подготавливает и передает в пользование заказчика комплект подробных и наглядных инструкций:

• для каждого пользователя системы (руководителя склада, операторов, администратора);

• по каждому бизнес-процессу (приёмке, инвентаризации, перемещении и другим);

• по работе с терминалами сбора данных и другим интегрированным с WMS оборудованием.

Помимо инструкций, наши специалисты проводят обучение сотрудников склада (руководителей среднего и низшего звеньев) в реальных условиях непосредственно на складе, разбирают возможные ошибки и сложные ситуации. Это помогает персоналу лучше понять алгоритм организации работы в новом ключе с помощью WMS-системы.

Обучение персонала работе с WMS – важный и неотъемлемый этап автоматизации склада. И от его результатов будет зависеть качество дальнейшей работы всего предприятия.

Как в целом влияет внедрение WMS на персонал?

Как показывает практика, складской персонал может по-разному отреагировать на нововведения. Тем более, когда речь идет о технологических изменениях рабочих процессов. И руководителю склада необходимо быть к этому заранее готовым, так как с сотрудниками, которые будут вставлять палки в колеса автоматизации, возможно, необходимо будет попрощаться. И, основываясь на нашем опыте, мы с уверенностью можем сказать, что такие сотрудники в большинстве компаний обязательно найдутся. Они могут саботировать выполнение своих обязанностей при работе с WMS, намеренно вносить ошибочные данные в систему и даже имитировать ошибки, например, пряча товар во время инвентаризации.

Что следует сделать для максимально безболезненного переключения персонала на WMS? Первым делом – провести разъяснительную работу с рядовыми сотрудниками (кладовщиками, операторами ввода данных и бухгалтерией). Им необходимо донести информацию о важности внедрения WMS и перспективах, которые откроются как для компании, так и для отдельно взятой кадровой единицы. Для того, чтобы минимизировать негативное восприятие новшеств, рекомендуем прислушаться к мнению персонала и постараться сформировать лояльное отношение к будущим изменениям ещё до того момента, как они вступят в силу.

---

 Подробнее ознакомиться с возможностями системы TopLog WMS вы можете здесь.

 Остались вопросы? Просто напишите нам или позвоните +7 495 504-39-09.